Privacy

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Per comprendere la normativa in materia di privacy è necessario avere chiari i seguenti concetti e definizioni secondo quanto previsto dal codice in materia (Dlgs 196/03). 

TRATTAMENTO: (art. 4 lett. a)  “qualunque operazione o complesso di operazioni effettuati anche senza l’ausilio di strumenti elettronici concernenti la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, la consultazione, l’elaborazione, la modificazione, la selezione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo, l’interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati, anche se non registrati in una banca dati”.

DATO PERSONALE: (art. 4 lett. b) “qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica, ente od associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale”.

TITOLARE: (art. 4 lett. f) la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo cui competono, anche unitamente ad altro titolare, le decisioni in ordine alle finalità, alle modalità del trattamento di dati personali e agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della sicurezza.
Titolare del trattamento è, nel settore non profit, sempre coincidente con una persona giuridica.
In seno ad organizzazioni molto complesse ed articolate, potrebbero, tuttavia, essere individuati più titolari del trattamento, corrispondenti a ciascuna struttura di vertice ed intermedia dotata di sufficiente autonomia decisionale. Potrebbero, pertanto, essere contitolari del trattamento ad esempio le “sezioni territoriali” di una unitaria organizzazione.

RESPONSABILE del trattamento (art. 4, lett. g) è colui che è preposto dal titolare al trattamento dei dati. La sua nomina è una facoltà e non un obbligo e non elimina la responsabilità del Titolare (Odv) o della persona fisica che ha svolto un trattamento illecito o dannoso.

INCARICATO: persona fisica “autorizzata a compiere operazioni di trattamento dal titolare o dal responsabile” (art.4, lett.h). Non ha capacità decisionale autonoma: infatti, ai sensi dell’art. 30, “le operazioni di trattamento possono essere effettuate solo da incaricati che operano sotto la diretta autorità del titolare o del responsabile, attenendosi alle istruzioni impartite”.
Il titolare potrà consegnare all'incaricato una lettera di incarico nella quale lo designa come tale, indica che trattamenti egli può svolgere, su che dati, con quali modalità e nel rispetto di quali misure di sicurezza.

INTERESSATO: (art. 4 lett. i) è la persona fisica, la persona giuridica l’ente o l’associazione cui si riferiscono i dati personali.

DATI COMUNI: sono tutti quei dati non compresi nelle categorie indicate dal Codice per esempio nome e cognome, data di nascita, il codice fiscale, la residenza dei soci o dei beneficiari dei servizi svolti dall’associazione.

DATI SENSIBILI: “dati personali (non si fa riferimento quindi ad una persona giuridica) idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale”.

DATI GIUDIZIARI: sono i dati personali idonei a rivelare provvedimenti di natura penale che risultino dal Casellario Giudiziale, tra cui le sentenze di condanna e i decreti penali irrevocabili, le misure di sicurezza poste a carico di un individuo, i provvedimenti di amnistia e altri.
Il garante ha regolato il trattamento di dati giudiziari  con l’Autorizzazione generale  7/04.  

COMUNICAZIONE DEI DATI: è l’atto di dare conoscenza di dati personali a uno o più soggetti determinati diversi dall’interessato, dal responsabile, e dagli incaricati, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione.
Obblighi in caso di comunicazione dei dati all'estero
Principio fondamentale della comunicazione dei dati all'estero è quello di cui all'art. 43 del Codice: il trasferimento anche temporaneo fuori del territorio dello Stato, con qualsiasi forma o mezzo, di dati personali oggetto di trattamento, se diretto verso un Paese non appartenente all'Unione europea è consentito quando l'interessato ha manifestato il proprio consenso espresso o, se si tratta di dati sensibili, in forma scritta.

Se non si ottiene il consenso il trasferimento dei dati è ugualmente possibile se ricorrono le altre ipotesi di cui all'art. 43 e 44, ed in ogni caso se l'ordinamento del Paese di destinazione o di transito dei dati assicura un livello di tutela delle persone adeguato (cd. principio di reciprocità).

DIFFUSIONE DEI DATI: è l’atto di dare conoscenza di dati personali a soggetti indeterminati in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione.

INFORMATIVA: la somministrazione dell’informativa è il primo e più generale degli adempimenti previsti dal Codice, che ordinariamente precede l’inizio del trattamento. L’art 13 del Codice prevede che  “l'interessato deve previamente essere informato oralmente o per iscritto circa i tratti salienti del trattamento. Attraverso l’informativa l’interessato è posto in grado di esprimere consapevolmente, se richiesto, il consenso al trattamento e, in ogni caso, di esercitare i diritti che la legge gli attribuisce specificamente (art. 7) e di cui deve essere reso edotto, nella medesima informativa”.
La comunicazione/consegna va fatta nel momento appena precedente a quello in cui  l'interessato fornisce i suoi dati all'associazione: in pratica la prima volta che la persona viene a contatto con l'associazione. 
L’informativa deve contenere, in modo chiaro ed esaustivo, riferimenti riguardanti:
• le finalità e le modalità del trattamento cui sono destinati i dati
• la natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati
• le conseguenze di un eventuale rifiuto a conferire i dati
• i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati, e l'ambito di diffusione dei dati medesimi
• i diritti di cui all'articolo 7
• gli estremi identificativi del titolare
L’informativa:
• vale per tutti i trattamenti futuri che riguardano l’interessato, e va quindi fornita una sola volta, se il trattamento dei suoi dati non cambia e rispetta le finalità indicate nell’informativa medesima
• deve essere fornita solo a quei soggetti dei quali l’associazione raccoglie, registra o utilizza i dati, e tra costoro non rientrano quindi i beneficiari dell’attività istituzionale che l’associazione non identifica
•  può essere anche orale
Per le associazioni, è utile tener presente che, poiché il titolare potrà dover comunque dimostrare di averla fornita, è evidente che una qualche forma scritta è consigliabile.

CONSENSO: il trattamento di dati personali da parte di privati o di Enti pubblici economici è ammesso solo con il consenso espresso dell'interessato.  

Il consenso per il trattamento dei dati deve essere:
• espresso, cioè esplicito e manifestato in modo inequivocabile (non può essere desunto da un comportamento indiretto)
• libero, cioè manifestato liberamente dal soggetto, richiesto in termini non definitivi e non incondizionati
• specifico, ovvero riferito ad uno o più trattamenti individuati e aventi specifiche finalità
• informato, ovvero preceduto dall'informativa di cui all'art. 13
• documentato per iscritto quando il trattamento riguarda dati sensibili
Non è richiesto per i dati giudiziari.

Il testo del codice in materia di protezione dei dati personali (testo consolidato vigente) è consultabile in :
www.garanteprivacy.it